10 Etika Cara Mengirim E-mel Profesional

Kepada mereka yang baru memasuki alam pekerjaan, ni ada sedikit tips kerjaya.

Terdapat banyak cara untuk kita berhubung dalam bidang pekerjaan. Dahulu, masa mula-mula MY memasuki bidang pekerjaan, kami masih menggunakan faks sebagai medium pengantaraan yang utama. Satu faks memo masuk, kecoh sepejabat, Kemudian, perlahan-lahan e-mail menjadi pilihan. Jadi, cuba semak etika etika yang perlu ada dalam mengirim e-mel agar kita kelihatan lebih terpelajar dan berbudi bahasa sesuai dengan cara dan adab kita.

1. UBAH 'SUBJECT' SETIAP KALI MENGIRIM ATAU MEMBALAS E-MEL

'Subject' (perkara) seharusnya memberi indikasi kepada penerima e-mel tentang tujuan e-mel dihantar.

Mengirim e-mel dengan subjek yang mewakili isi penting dalam e-mel membantu kita untuk melakukan scanning inbox, bertujuan bagi mengenal-pasti kiriman mana yang perlu dibaca terlebih dahulu atau tidak.

2. ELAKKAN MENGGUNAKAN E-MEL SEKIRANYA TERDAPAT MEDIA KOMUNIKASI LAIN YANG LEBIH CEPAT DAN BERKESAN.

Gunakanlah e-mel hanya jika ia menjadi kaedah terbaik, misalnya mengirimkan dokumen, undangan atau pengumuman lain. Dalam keadaan kerja yang semakin berkembang, instant messaging atau pesanan ringkas dengan menggunakan aplikasi seperti whatasapp, Telegram, Wechat menjadi lebih popular kerana ia membolehkan dua orang atau lebih berkomunikasi secara langsung dan cepat.

3. JAWAB PERTANYAAN SECARA SISTEMATIK

Sekiranya menerima soalan-soalan tentang sesuatu perkara menerusi e-mel yang menggunakan kaedah pointer mahupun nombor-nombor, adalah lebih mudah sekiranya anda menyelitkan jawapan kepada setiap pertanyaan tersebut di bawah setiap soalan yang diberi

4. GUNAKAN FUNGSI 'CC'

Ramai yang mengabaikan fungsi 'cc' di dalam e-mel. Gunakan cc hanya kepada mereka yang perlu mengetahui tentang isi emel yang dikirimkan sahaja. Hindari daripada mengirim 'cc' kepada banyak orang yang tidak berkaitan di dalam kiriman tersebut. 

Paling penting, elakkan menggunakan "cc' jika anda tidak ingin penerima mengetahui nama-nama yang terdapat di dalam senarai tersebut. Lebih baik menggunakan 'bcc' untuk tujuan itu.

5. PASTIKAN E-MEL RINGKAS, TEPAT DAN MUDAH DIFAHAMI

Ramai yang tidak suka menerima e-mel panjang berjela dek kerana kesibukan waktu untuk membaca keseluruhan isi e-mel, lebih-lebih lagi yang berkaitan urusan pekerjaan.

Jadi, lebih baik menulis e-mel yang ringkas, tepat dan mudah difahami.

6. GUNAKAN E-MEL PERIBADI UNTUK URUSAN PERIBADI

Elakkan mengirim surat atau e-mel berantai, humor danseumpamanya terutama ketika di pejabat atau menggunakan e-mel pejabat. Tanya kepada penerima sama ada lebih senang menerima attachment atau online posting . 

7. FOLLOW UP SELEPAS MENGIRIM E-MEL

Sekiranya anda menghantar dokumen yang perlu tindakan segera, sila 'follow up' penerima e-mel. Beritahu mereka anda ada mengirim emel dan minta mereka semak. Minta juga mereka semak dalam 'Spam Box' sekrinya e-mel yang dikirim tidak kelihatan dalam 'Inbox'

8. SALAM DAN KATA KATA PENDAHULUAN

Biasakan mengawali sesebuah emel dengan ucapan selamat. Jika anda menghantar fail secara attachment, terangkan secara ringkas kehendak anda tentang attachment tersebut. Jangan muatnaik attachment tanpa sepatah kata. Ia tidak ubah seperti penghantar surat khabar di pagi hari.

9. GUNAKAN TANDA BACAAN YANG BETUL

Elakkan penggunaan bahasa singkatan yang keterlaluan. Ini bukan Short Message Services (SMS). Pastikan juga tanda bacaan diletakkan dengan betul. Penggunaan kata seru dan huruf besar yang tidak kena pada tempat boleh mendatangkan salah faham

10. PILIH NAMA YANG PROFESIONAL 

Akhir sekali, gunakan nama yang baik untuk alamat emel dan juga nama pengirim yang akan kelihatan pada Inbox Penerima. Maksudnya, elakkan nama yang menampakkan kenakalan, seperti badbui2020 at dot dot com, mangkukayun at dot dot com, BTSLover at dot dot com

Begitu juga sender name, gunakan nama sebenar. 

Jika nama yang digunakan tidak senonoh, belum tentu ada orang yang sudi membuka e-mel tersebut

**********************

  

Bercerita pasal emel, teringat pula kerani lama Mama Yan dulu.
MY bagi dia alamat e-mel yahoo syarikat dan passwordnya.
Minta dia buka e-mel dan cetak beberapa dokumen.
Mama Yan dan suami ada kerja di luar kawasan.
Tapi seharian dia tak dapat nak buka e-mel tu.
MY pun suruh la dia hantar gambar sebab nak tengok apa yang tak kena dengan e-mail tu.
MY nak download dan hantar guna whatsapp tak boleh pulak sebab MY berada di kawasan yang liputan internet tidak stabil. 
Rupanya, dia buka email yahoo di platform gmail.
Dia cuma tahu, asal e-mail sahaja, ianya adalah gmail.

Tapi MY tidaklah marah marah..

cuma tergelak aje.

Siapa kata warga tua tak pandai IT.

Kami lagi advance dari orang muda tau...hahaha..

Kami dah lalui zaman hotmail, yahoo dot com, yahoo dot co dot uk, zaman gmail, 

dari Window 98, Me, sampai Window 11, 

Kami juga melewati perubahan dari zaman Intel Celeron kepada pentium dan seterusnya Intel - core i5

Cuma kami tak suka menunjuk aje...

kan..kan..kan...